Khi bảng tính bị lỗi (corrupt), bị
hư, nghĩa là bạn bị mất hết dữ liệu, mà nhiều khi sự mất mát này còn đau
hơn là mất tiền. Chiêu này sẽ giúp bạn một vài cách để phục hồi lại
phần nào dữ liệu trong những bảng tính bị lỗi. Một bảng tính đôi khi gặp phải những lỗi mà bạn chẳng hiểu vì lý do gì.
Điều này có thể đem lại cho bạn những vấn đề trầm trọng, nhất là khi bạn
bị hư một bảng tính quan trọng mà bạn chưa hề sao lưu dự phòng. Do đó,
bài học đầu tiên là:
Luôn luôn sao lưu bảng tính của bạn vào một nơi khác.
Nhưng trong thực tế thì không phải ai cũng nhớ điều này, và, có thể là
bảng tính của bạn sẽ bị hư trước khi bạn nghĩ đến việc sao lưu!
Tuy nhiên, bạn đừng thất vọng quá, vì cho dù bảng tính của bạn bị lỗi,
đôi khi bạn vẫn có thể mở được nó ra và có thể làm được cái gì đó...
Khi bạn vẫn còn mở được bảng tínhKhi bạn vẫn còn có thể mở được một bảng
tính bị lỗi, thì trước khi làm bất cứ điều gì, bạn hãy sao lưu ngay ra
một bản khác, nếu không, có thể bạn sẽ mất luôn nó. Vì nếu còn giữ được
bản sao lưu, bạn có thể cầu cứu được một sự giúp đỡ chuyên nghiệp hơn,
khi bạn không thể làm gì nữa.
1. Bạn hãy mở cái
bảng tính bị lỗi đó ra, với phiên bản Excel cao nhất có thể, và lại
nhấn lưu thêm một lần nữa, tuy nhiên điều này thì không cần thiết nếu
như bạn đang dùng Excel 2007.
2. Nếu như bảng tính đã làm bằng
cách trên đây không hoạt động, bạn hãy cố gắng mở lại lần nữa và lưu nó
dưới dạng HTML (Single File Web Page) hoặc HTM (Web Page). Rồi đóng nó
lại, và lại mở ra, nhưng lần này thì lưu lại với dạng bình thường (*.xls
chẳng hạn).
Khi lưu ở dạng HTML hoặc HTM, bảng tính của bạn sẽ bị mất những thứ sau đây:
- Với những bảng tính tạo ra từ Excel 2007:
- Những tính năng mới của Excel 2007
- Các PivotTable và các biểu đồ (chúng vẫn được lưu lại, nhưng sẽ mất
hết khi bạn mở ra và lưu lại với dạng bình thường của Excel)
- Các VBA Project.
- Với những bảng tính tạo ra từ những phiên bản trước Excel 2007 (Excel 2003, Excel XP,...):
- Những định dạng số chưa dùng đến
- Những style chưa dùng đến
- Các thiết lập Data Consolidation
- Các Seriano
- Các công thức sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, chúng sẽ được chuyển đổi thành các tham chiếu dãy bình thường
- Các hàm tự tạo
- Các định dạng gạch ngang chữ (strikethrough), chỉ số trên (superscript), chỉ số dưới (subscript)
- Các thay đổi có thể hồi phục (bằng lệnh Undo)
- Các thiết lập định dạng trang cho các biểu đồ đã được nhúng trong bảng tính
- Các danh sách cài đặt cho các ListBox và ComboBox
- Các loại định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
Ngoài
ra, các bảng tính được chia sẻ (shared workbook) trong những phiên bản
trước Excel 2007 sẽ không còn chia sẻ được nữa. Với các biểu đồ, những
thiết lập cho "Value (Y) axis crosses at category number" trên tab Scale
trong hộp thoại Format Axis sẽ không được lưu, nếu như tùy chọn "Value
(Y) axis crosses a maximum category" được chọn; những thiết lập "Vary
colors by point" trong hộp thoại Format Data Series cũng không được lưu
nếu như biểu đồ chứa nhiều hơn một Data Serie.
3. Cuối cùng, nếu như bảng tính đó
vẫn không hoạt động, hãy cố gắng mở lại bảng tính đó một lần nữa, và lần
này thì lưu nó với dạng SYLK (loại tập tin có đuôi là *.slk - Symbolic
Link). Nhưng hãy nhớ rằng, khi bạn lưu ở dạng này, thì chỉ có Sheet hiện
hành (active sheet) được lưu, do đó, nếu trong bảng tính có nhiều
Sheet, bạn hãy làm thêm vài lần, với mỗi lần một Sheet, nhớ đặt tên cho
nó sao cho dễ nhận biết. Rồi lại mở cái bảng tính *.slk đó ra, và lưu
lại với dạng bình thường (*.xls chẳng hạn).
Khi bạn không còn mở được bảng tính1.
Nếu như bảng tính bị hư của bạn không thể mở ra được nữa, bạn hãy thử
dùng Microsoft Word để mở nó. Nghe thì có vẻ buồn cười, nhưng đôi khi,
bạn có thể copy được một vài dữ liệu trong bảng tính này (dĩ nhiên tất
cả những định dạng, công thức, v.v... thì mất hết).
2. Bạn hãy mở một bảng tính mới, và tạo cho nó một Extenal Link (liên kết ngoài) đến bảng tính bị hư. Ví dụ:
='C:\Documents and Settings\BNTT\My Documents\[ChookSheet.xls]Sheet1'!A1Copy
liên kết này vào những ô khác (số lượng bao nhiêu thì tùy thuộc vào trí
nhớ của bạn về cái bảng tính đã bị hư, nó có bao nhiêu hàng, bao nhiêu
cột...), và cũng làm tương tự cho những Sheet khác (nếu cần thiết). Nếu
bạn không nhớ được bất kỳ tên Sheet nào trong bảng tính đã bị hư, bạn cứ
tạo đại một Sheet với đường dẫn chính xác, Excel sẽ hiển thị tên của
Sheet khi bạn nhấn Enter. Có thể bạn sẽ thấy được gì đó...
3. Nếu hai cách trên không đem lại cho bạn điều gì, bạn hãy vào trang web Openoffice.org,
download phiên bản miễn phí của bộ phần mềm này về. Ngoại trừ các tên
trên menu và toolbar, Openoffice.org khá giống Excel, vì nó được tạo ra
cùng một cấu trúc bảng tính với Excel (có đến 96% các công thức trong
Excel có thể sử dụng trong bảng tính của Openoffice.org).
Sau khi đã download phiên bản miễn phí của Openoffice.org, bạn cài đặt
nó vào máy. Rồi dùng nó để mở bảng tính bị hư của bạn. Trong khá nhiều
trường hợp, dữ liệu của bạn sẽ được phục hồi. Tuy nhiên, những VBA code
thì không còn gì cả, vì các VBA code của Excel không tương thích với
Openoffice.org.
4. Nếu số bạn quá đen, không thể
dùng Openoffice.org để cứu dữ liệu, vẫn còn một cách nữa, nhưng bạn phải
mất tiền. Một trong những chương trình có thể phục hồi khá tốt những
bảng tính bị hư là Corrupt File Recovery. Bạn hãy tải và cài đặt phần mềm này, chạy chương trình
ExcelFix, nhấn
Select File, chọn bảng tính bị lỗi, và nhấn
Diagnose để phục hồi. Bạn sẽ thấy thành quả của mình, và có thể lưu lại bảng
tính, nếu như bạn đã trả tiền bản quyền, còn nếu chưa trả tiền bản
quyền, thì bạn chỉ có thể xem chứ không thể lưu lại.
Tiêu đề: Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi 
