gacon883
Tổng số bài gửi : 148
Điểm tích lũy : 4858
Thích : 3
Tham gia : 03/02/2012
 |  Tiêu đề: Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter  Mon Feb 27, 2012 11:56 am | |
| Nếu bạn đã quen với công cụ Auto Filter, bạn hẳn đã
thấy những hạn chế của AutoFilter. Nếu bạn cần xử lý chọn lọc dữ liệu
ngoài giới hạn này, Advanced Filter là 1 chọn lựa tốt.
Dù cho bị hạn chế, AutoFilter cũng đã là 1 công cụ
hữu ích để chỉ thể hiện 1 phần dữ liệu lên màn hình theo 1 vài điều kiện
nào đó. Nhưng đôi khi bạn không thể chọn lọc thông tin cần thiết khi
dùng AutoFilter.
Xin nói thêm, Excel 2003 và kể cả Excel 2007 chỉ có
thể lọc 1 lần 2 điều kiện (And hoặc Or) cho 1 cột. Hơn thế, nếu bạn muốn
lọc dữ liệu theo 2 tiêu chí trên 2 cột, thì chỉ có thể kết hợp bằng
toán tử And giữa các điều kiện của 2 cột.
Advanced Filter sẽ hữu dụng hơn nhiều. Tuy nhiên nếu
bạn muốn dùng AdF, bạn phải sắp xếp dữ liệu đúng chuẩn như lời nói đầu
(bài 1, 2, 3):
- chừa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu
- Dùng 1 dòng duy nhất làm tiêu đề bảng dữ liệu
- Không merge bất cứ ô nào của bảng dữ liệu
Khi sử dụng AdF, bạn sẽ phải dùng tiêu đề cột làm
tiêu chí lọc, nên bạn sẽ phải copy tiêu đề cột dán vào chỗ nào đó trên
dòng 1. Nhưng tốt nhất bạn nên dùng 1 công thức chẳng hạn như =A4 để bảo
đảm rằng bất cứ lúc nào điều kiện lọc cũng đúng, dù cho bạn có thay đổi
tiêu đề cột.
Dùng công thức này cho tất cả các cột mà bạn muốn làm tiêu chí lọc.
Sau đó ngay dưới mỗi tiêu đề (dòng 2, và 3) bạn để
những điều kiện lọc. Những điều kiện lọc sẽ dùng những toán tử so sánh
như: =, >, <, >=, <=, <>.
Ghi nhớ 1 điều rằng những điều kiện Or cần sắp xếp
theo chiều đứng, những điều kiện And sẽ sắp theo hàng ngang. Do đó nếu
bạn cần lọc theo 2 điều kiện And và cùng 1 tiêu chí, thì phải dùng 1
tiêu đề cột trên 2 ô.
Sau đây là các hình minh hoạ:
Các điều kiện Or:
Các điều kiện And:
Kết hợp 2 And và 1 Or: (MLuong<700 And MLuong>400 And BPhan=”KT”) Or BPhan=”HC”
Kết hợp 2 And và 2 Or: (MLuong<700 And MLuong>400 And BPhan=”KT”) Or (MLuong<700 And MLuong>400 And BPhan=”HC”)
Trên đây chỉ là những thí dụ đơn giản, mà bạn có thể sử dụng AutoFilter.
Bây giờ ta áp dụng AdF cho vài thí dụ mà AutoFilter không làm được
Bây giờ ta áp dụng AdF cho vài thí dụ mà AutoFilter không làm được:
Bất cứ khi nào áp dụng AdF cho điều kiện là công thức
như các trường hợp dưới đây, bạn phải nhớ không dùng tiêu đề của bảng
dữ liệu làm tiêu đề cho điều kiện. Bạn hãy đặt 1 tên cho điều kiện, hoặc
để trống.
Thí dụ 1: Bạn muốn lọc dữ liệu cột mức lương với những giá trị
thoả điều kiện nhỏ hơn mức lương trung bình, thì dùng công thức sau:
=D6 tâm, mà cứ dùng AF, ô D2 là giá trị trung bình tính sẵn 468,8235 để bạn
tiện theo dõi:
Bạn cũng có thể kết hợp với điều kiện bộ phận là KT:
Lưu ý rằng D6 là 1 tham chiếu tương đối trong khi
$D$6:$D$22 là 1 tham chiếu tuyệt đối. Điều này là cần thiết để Excel dò
tìm lần lượt D6, D7, … trong vùng cố định $D$6:$D$22, hễ giá trị nào của
D6, D7, … mà có kết quả True thì cho hiện, False thì ẩn dòng. Đó là
cách mà anh Bill ta thực thi AdF.
Thí dụ 2: Nhận thấy rằng có những mức lương mà
nhiều người hưởng, và có những mức lương mà chỉ 1 người có, ta muốn lọc
ra những người có mức lương trùng với 1 người nào khác, ta dùng công
thức như sau:
=COUNTIF($D$6:$D$22;D6)>1
Còn nếu muốn lọc những người có mức lương độc, chỉ 1 người có, ta dùng công thức:
=COUNTIF($D$6:$D$22;D6)=1
Bây giờ nếu bạn muốn lọc ra chỉ những mức lương không
trùng nhau, cho ra 1 cột khác thì làm như sau: khi mở hộp thoại AF, hãy
click vào ô Copy to another location, click chọn vào ô Unique records
only, chọn thêm ô sẽ copy sang ở ô Copy To, và để trống vùng Criteria:
Kết quả:
| |
|
