| |
| Làm quen với Excel 2007 |
|
| 3. Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức |
|
| Làm thế nào để chèn những công thức đơn giản vào bảng tính và tự động cập nhật kết quả. |
| |
a. Tìm hiểu về công thức Excel 2007 |
| |
 |
| |
Ví dụ hình trên bạn đang nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần
Entertainment và worksheet ô C6 cồn trống
(chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) vẫn chưa được nhập. Trong phần này bạn sẽ
được hướng dẫn sử dụng Excel để làm những bài toán căn bản bằng những
công thức đơn giản. |
|
b. Bắt đầu với dấu bằng (=) |
| |
 |
| |
1.
Nhập công thức trong ô C6. |
2.
Nhấn nút ENTER để xem kết quả. |
3.
Khi nào bạn click vào ô C6, công thức sẽ xuất hiện trên thanh công thức (formula bar). |
| |
Hai đĩa CD được mua trong tháng Hai trị giá là $12.99 và
$16.99. Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD trong tháng hai là hai đĩa
CD. Bạn có thể cộng những giá trị này trong Excel bằng cách nhập công
thức vào ô C6. |
| |
| Những công thức của Excel luôn bắt đầu từ dấu (=). Như vậy công thức của ô C6 là: =12.99+16.99 |
| |
Dấu cộng (+) là một thuật toán để Excel cộng thêm giá trị.
Nếu bạn tự hỏi làm thế nào để có được kết quả này thì công thức sẽ hiện
rõ hơn ở thanh công thức
 khi bạn click vào ô C6. |
| |
| Bạn cũng nên biết các thuật toán của Excel bao gồm dấu cộng (+) dấu trừ (-), dấu nhân (*) và dấu chia (). |
|
c. Tìm hiểu về công thức tổng giá trị trong một cột (SUM) |
| |
 |
| |
| Để có kết quả chi tiêu trong tháng 1, click vào ô B7 và sau đó thực hiện các bước sau: |
| |
1.
Trên tab Home, click nút
Sum trong nhóm
Editing. |
2.
Công thức sẽ xuất hiện trọng ô B7. |
3.
Nhấn ENTER để có kết quả trong ô B7. |
4.
Click vào ô B7 để hiển thị công thức trên thanh công thức. |
| |
Bạn có thể cộng chi tiêu trong tháng Giếng trong ô B7 bằng cách nhấn lệnh
Sum
 trong nhóm
Editing, trên tab
Home, nó sẽ tự động cộng giá trị của một
cột. Cách làm này làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay vì phải nhập
công thức. Khi nhấn ENTER kết quả hiện ra trong ô B7 là 95.94. Công
thức là =SUM(B3:B6) xuất hiện trên thanh công thức khi bạn click vào ô
B7. |
|
d. Nên copy một công thức thay vì tạo ra một công thức mới |
| |
 |
| |
1.
Dùng chuột kéo phần dưới của ô công thức đến một ô cũng sử dụng cùng một công thức, sau đó thả chuột ra. |
2.
Nút Auto Fill Options xuất hiện và kết quả cũng hiện ra |
| |
Trong một vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực
hiện hơn việc tạo ra một công thức mới. Trong ví dụ trên bạn đã được xem
qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu trong tháng 1 để ứng dụng
tổng cộng chi tiêu cho tháng 2. |
| |
Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng
chuột trỏ vào góc bên dưới bên phải của ô B7 đến khi con trỏ trở thành
dấu thập màu đen (+). Kế tiếp kéo phần
fill handle
sang ô C7. Khi phần fill handle được thả ra, thì tổng giá trị ô C7
xuất hiện với giá trị 126.93. Công thức xuất hiện trên thanh công thức
là =SUM(C3:C6), khi bạn click vào ô C7. |
| |
Sau khi copy công thức nút Auto Fill Options
 xuất hiện để bạn có thêm chọn lựa format, nhưng trong trường hợp trên bạn không cần sử dụng chúng. Nút
sẽ biến mất khi bạn click vào một ô khác. |
| |
e. Tìm hiểu về cell (ô) |
| |
Ô kham khảo |
Giá trị kham khảo |
A10
|
Ô trong cột A và dòng thứ 10
|
A10, A20
|
Ô A10 và ô A20
|
A10:A20
|
Bao gồm các ô trong cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20
|
B15:E15
|
Bao gồm các ô từ dòng 15 từ cột B đến cột E
|
A10:E20
|
Bao gồm các ô trong cột A đến cột E từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20
|
|
| |
Việc xác định các ô để dùng vào việc ứng dụng công thức.
Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn ngọn như A1 để xác định cột bằng
ký tự và dòng là những con số. |
| |
f. Cập nhật kết quả công thức |
| |
 |
| |
Giả sử rằng giá trị 11.97 trong ô
C4 bị sai, vì nó phải được cộng thêm 3.99 mới chính xác do vậy bạn nên chọn ô
C4 và nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô này sau đó nhấn ENTER: |
| |
Trên hình trên cho thấy giá trị của ô
C4 thay đổi và dĩ nhiên Excel cũng tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu trong ô
C7 thành 130.92 từ 126.93. Excel có thể cập nhật được vì công thức của nó trong ô
C7 là "=SUM(C3:C6)". Nếu bạn không sử dụng công thức cho ô
C7, thì giá trị sẽ không được cập nhật. Bạn cũng có thể sửa đổi hoặc nhập công thức trực tiếp trên thanh công thức
 thay vì nhập vào các ô. |
| |
g. Sử dụng công thức Sum cho một vài giá trị trong cột |
| |
 |
| |
1.
Trong ô C9, nhập dấu bằng (=), nhập
SUM và sau đó mở dấu ngoặc đơn “(”. |
2.
Nhấn vào ô C4 và sau đó gõ dấy phẩy (,) trong ô C9. |
3.
Nhấn vào ô C6 và sau đó đóng dấu ngoặc đơn “)” trong ô C9. |
4.
Nhấn ENTER để hiện thị kết quả. |
| |
Trong ví dụ trên cho thấy hàm SUM cũng có thể áp dụng cho
một vài giá trị trong cột bằng cách chọn một vài giá trị có liên quan. |
| |
h. Sử dụng công thức đơn giản khác trong Excel 2007 |
| |
Công thức |
Tính năng |
AVERAGE
|
Tính trung bình
|
MAX
|
Giá trị lớn nhất
|
MIN
|
Giá trị nhỏ nhất
|
|
| |
Hàm SUM chỉ là một trong các tính năng của Excel, ngoài ra
nó còn có các công thức khác như AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực
hiện các công thức để có kết quả ngay. Nếu bạn tự tính toán, thì thật sự
khó khăn để ra kết quả chính xác. |
| |
i. Tìm giá trị trung bình |
| |
 |
| |
| Để tìm giá trị trung bình của hai tháng, click vào ô C7 và sau đó: |
| |
1.
Trân tab Home, trong nhóm
Editing, chọn mũi tên của nút
Sum và sau đó chọn
Average. |
| |
2.
Nhấn ENTER để hiện thị kết quả trong ô D7. |
| |
| Bạn cũng có thể nhập công thức trực tiếp trên ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết quả sẽ ra tương tự. |
| |
j. Tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất |
| |
 |
| |
| Để tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi, click ô F7 và sau đó: |
| |
Trên tab Home, trong nhóm
Editing, chọn mũi tên trên nút
Sum và sau đó chọn
Max. |
| |
1.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả trong ô F7. |
| |
2.
Công thức MAX tìm ra giá trị lớn nhất trong một dãy số và
chức năng MIN tìm ra giá trị nhỏ nhất. Với ví dụ trên công thức là
“MAX(F3:F6)” và giá trị lớn nhất là 131.95. |
| |
Để tìm giá trị nhỏ nhất trong ví dụ trên, click vào
Min sau đó ENTER, kết quả sẽ hiện ra. Trong trường hợp này công thức là “=MIN(F3:F6)” và kết quả là 131.75. |
| |
k. In các công thức để dễ ghi nhớ |
| |
 |
| |
Bạn có thể in các công thức và đặt chúng trên bảng hoặc bàn
làm việc để nhắc nhở bạn tạo ra công thức này như thế nào. Để in các
công thức bạn cần thể hiện công thức trên bảng tính (worksheet), làm
điều này bằng cách nhấn tab
Formulas và trong nhóm
Formula Auditing chọn
Show Formulas
 . Bây giờ chỉ việc click nút
Microsoft Office
 và in ấn. |
| |
Nếu bạn muốn ẩn công thức thì cũng lập lại cách bạn làm cho
nó hiện lên bảng tính. Hoặc bạn có thể dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu
hết đều có trên bàn phím) để hiện hoặc ẩn công thức trên bảng tính. |
| |
l. Dấu hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính |
| |
| Một khi dấu ##### xuất hiện trên bang tính thì nó cho biết do bị lỗi hoặc cột quá hẹp để hiển thị kết quả của nó. |
| |
 |
| |
| Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất: |
| |
| ##### Cột không đủ rộng để hiện thị kết quả trong ô, nên kéo chiều rộng cho ô. |
| |
| #REF! Một giá trị không hợp lệ. Các ô bị xóa hoặc bị dán đè giá trị khác lên. |
| |
#NAME? Tên công thức bị sai và Excel
không hiểu công thức đó. Khi bạn click vào ô #NAME? thì nó sẽ hiện ra
nút để bạn có thể sửa sai. |
| |
m. Tìm nhiều công thức khác |
| |
 |
| |
Click vào nút Sum trong nhóm
Editing, trên tab
Home và sau đó chọn
More Functions để mở hộp thoại
Insert Function. Excel cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tính năng ngày giờ. Trong hộp thoại
Insert Function, chọn
Help on this function để tìm hiểu các tính năng khác. |
Tiêu đề: Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức 
