106 thủ thuật với Microsoft Office

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 1 -

Microsoft đã rất cố gắng nhằm
hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần
mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office -
những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những
shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua
bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ
thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có
thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm
văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo
phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau
đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa
(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản
của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím
Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau
là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng

Một trong
những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình
dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu
chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu
tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại
định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả
một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng
công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn
chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống
như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể
áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơn

Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó
chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của
Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook
bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn
sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó
có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn
Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP –
chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện
ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của
Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect
Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà
bạn muốn kích hoạt.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng
Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ
liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định
dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu
vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting
(giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 2 - 20/7/2005 15h:45

Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản
thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn
bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong
danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools |
Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con
số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc
nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau
đây.

Bạn vào
View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì
đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ
Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ Customize | Commands, bên
mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách
hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái
và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn.
Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work.
Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải
vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.


Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới
này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng
bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work
| Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn
truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy
ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh
phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào
menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần
vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng


Để yêu
cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần
cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường
dẫn như sau C:Program FilesMicrosoft Office và nằm trong thư mục Office
10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn
hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create
shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn
Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ
các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ
nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức
rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều
này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit |
Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text
hoặc Unformatted Unicode Text.

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để
tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và
giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh
lại vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết
lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông
tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công
cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm
theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start
| All Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản
đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần
mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin
đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename
chuyển lại thành “test.doc”.

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 3 - 22/7/2005 8h:15


Microsoft Word

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ
sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và
sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột
phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong
cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần
trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay
trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay
phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi
kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ
vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools
Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.

Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân
loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu
xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi
ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn
bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô
cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options
rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm
trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó
là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu
quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng
cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục
hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options
và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ
dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng
ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự
có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi
đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ
đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng
thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó.
Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools |
Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và
đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn
bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ
chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go
to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT –
OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp
đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao
tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã
sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần
dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng
ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó
thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc
hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp
bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là
tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh
sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools |
AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText
bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter
autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext
nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 4 - 25/7/2005 16h:57
(Bài này được cập nhật cách đây 2 giờ )

Microsoft Word

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và
khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật
sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh
chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là
tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự
thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy
vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có
thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn
là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents.
Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với
văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được
thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare
and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal
blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh
văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn
lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh
nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với
phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ
ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word.
Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia
làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ
tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn
bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu
vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn
bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người
khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản.
Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes
(chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa
văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools |
Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được
đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào
chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong
văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ
hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để
lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép
người sử dụng có thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ
này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường
dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau
đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là
xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra
thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ
thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ
Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp
chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn
có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn - 25/7/2005 8h:52
(Bài này được cập nhật cách đây 10 giờ )

Khi soạn thảo văn bản với
Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng
(symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm
cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và
bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.

Còn với các biểu tượng thì chưa
được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các
biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu
tượng cần thiết vào văn bản.

Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.

- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.

- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize
Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm
tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.

- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.

- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.

Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.

- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.

- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize
Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau
cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu
tượng này đã không còn tác dụng nữa.

- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.