Bạn
mở một bảng tính, nhận ngay một thông báo: "Update links", nhưng chẳng
có link nào! Làm thế nào để Update một link khi nó không tồn tại?
Những liên kết ngoài (external links)
là những liên kết tham chiếu đến một bảng tính khác, chúng có thể nằm
trong các công thức, trong các Name, hoặc trong các đối tượng được chèn
vào (các đồ thị, các hình...). Khi những liên kết này bị "gãy", phần lớn
lý do là do việc di chuyển hoặc sao chép một Sheet đến một bảng tính
khác. Và khi đó, chúng trở thành những "liên kết ma", nghĩa là thấy
đường link, nhưng không biết chúng được dẫn đến từ đâu. Sau đây là một
vài cách giúp bạn xử lý những liên kết ma này.
Đầu tiên, bạn cần xem lại liệu trong
các công thức trong bảng tính của bạn có chứa bất kỳ một liên kết ngoài
nào (mà không phải là liên kết ma) không. Nếu bạn không chắc rằng trong
các công thức trong bảng tính của bạn có một liên kết ngoài, bạn hãy sử
dụng công cụ tìm kiếm. Khi tìm ra rồi, bạn chỉ việc đơn giản là sửa lại
cho nó chính xác, hoặc xóa hẳn chúng đi nếu không cần thiết.
Bạn cũng có thể vào trang web này: http://www.microsoft.com/downloads/s...displaylang=vi, để tải về công cụ Delete Links Wizard,
là một công cụ được thiết kế để tìm và xóa tất cả những liên kết như
liên kết đến các Name, liên kết đến các Name ẩn, đến các đồ thị, các
query, các đối tượng... Tuy nhiên, công cụ này không tìm ra được những
liên kết ma.
Cho dù bạn đã tin chắc rằng, không có
một công thức nào có chứa liên kết, bạn vẫn cần phải chắc chắn là không
có bất kỳ một liên kết ma nào đang núp ở đâu đó. Để làm việc này, tôi
thường mở hộp thoại Name Manager, dò từng Name một, để chắc chắn rằng không có một Name nào chứa một tham chiếu đến một bảng tính khác.
Với Excel 2003, thay vì nhấn vào từng cái tên để xem tham chiếu của nó trong khung Refers to, bạn có thể sử dụng cách này, nhanh hơn: Chọn menu Insert | Name | Paste, rồi trong hộp thoại Paste Name, nhấn vào nút Paste Link.
Excel sẽ tạo ra một danh sách các Name có trong bảng tính, cùng những
tham chiếu của nó, ngay trong bảng tính, để bạn kiểm tra.
Excel 2007 thì dễ hơn, bạn có thể xem một lần tất cả các Name trong hộp thoại Define Name. Nhưng nếu bạn cũng muốn dán chúng ra ngoài bảng tính, bạn hãy chọn Formulas | Use in formula | Paste Name, rồi nhấn vào Paste List trong hộp thoại vừa xuất hiện.
Tuy nhiên, với tất cả các phiên bản Excel, cách nhanh nhất để gọi hộp thoại Paste Name, là nhấn F3.Nếu
có bất kỳ một Name nào tham chiếu đến một vùng ngoài bảng tính, có thể
bạn sẽ thấy chúng có chứa ít nhất một đường link giống cái đã hiển thị
trong hộp thoại cảnh báo Update Link khi bạn mở bảng tính. Và bạn hãy tự
quyết định là sửa lại đường link cho đúng, hoặc xóa Name đó đi.
Có một loại kiên kết khác nữa, nằm
trong các biểu đồ. Khi bạn đã kiểm tra các công thức, các Name như tôi
vừa trình bày, mà bảng tính của bạn vẫn đòi Update Link, bạn nên kiểm
tra các biểu đồ (nếu có), nghĩa là kiểm tra vùng dữ liệu và nhãn X-asis
của biểu đồ xem chúng có chứa một liên kết ngoài nào không. Nếu tìm
thấy, hãy sửa lại đường link cho đúng.
Các liên kết ngoài còn có thể núp
trong các đối tượng (object) như là các Text box, các hình vẽ, v.v...
Các đối tượng này có thể được liên kết đến một bảng tính khác. Cách dễ
nhất để chọn nhanh các đối tượng, là bạn đứng tại bất kỳ một ô nào trong
bảng tính, chọn Home | Find & Select | Go to Special [E2003:
Edit | Go to... | Special], hoặc nhấn F5, rồi kích hoạt tùy chọn Object
và nhấn OK. Các thao tác này sẽ chọn tất cả các đối tượng (object) có
trong bảng tính. Bạn nên làm những việc sau đây trong 1 bản sao của
file: Với tất cả các đối tượng đang được chọn, bạn có thể xóa, lưu bảng
tính, đóng bảng tính, và mở ra lại xem thử có còn vấn đề gì nữa không.
Cuối cùng, nơi mà
bạn phải tìm là trong những sheet ẩn mà bạn đã tạo ra, dấu đi rồi quên
phứt. Bạn hãy làm cho chúng hiện lên (2007: View ➝Unhide, 2003: Format ➝Sheet ➝Unhide).
Nếu mục Unhide này bị mờ đi, nghĩa là không có sheet ẩn. Nếu bạn vẫn
còn nghi ngờ rằng co những sheet siêu ẩn, hãy đọc lại chiêu số 5 để tìm
và buộc chúng hiện ra.
Thế là bạn đã xử
xong những link có thực mà bị gãy. Bây giờ đến những link ma. Mở fle bị
lỗi lên, Chọn Data – Edit links (2007) hoặc Edit Links (2003). Đôi khi
bạn chỉ cần nhấn chọn vào cái link ma, nhấn Change Source, và gán trở
lại chính cái link đó. Nhưng thường thì bạn bị 1 thông báo lỗi rằng công
thức nào đó bị lỗi, và không thực hiện được.
Nếu bạn làm cách dễ như vậy không xong thì áp dụng cách này:
Mở cả 2 file lên,
file lỗi và file được link đến. Từ 1 ô bất kỳ của file lỗi, đánh dấu
bằng (=), rồi qua file kia chọn cũng 1 ô bất kỳ, rồi Enter. Bạn đã tạo
được 1 link thiệt, link ngon. Lưu cả 2 bảng tính lại, nhưng đừng đóng.
Vào bảng tính lỗi, lại chọn Data – Edit links (2007) hoặc Edit Links
(2003), Change source, sửa mọi tham chiếu của link ma vào bảng tính kia.
Lưu lại lần nữa rồi xoá ô chứa link bạn mới tạo.
Cách này thường
là có hiệu quả trừ ma, bây giờ Excel nhận ra rằng bạn đã xoá link đến
bảng tính còn lại. Nhưng nếu vẫn chưa trừ tận gốc và vẫn bị lỗi, bạn làm
bước tiếp theo, nhưng nhớ là làm trên 1 bản sao của file lỗi.
Cách này sẽ xoá vĩnh viễn dữ liệu của
bạn, nên tốt nhất là tạo 1 bản dự phòng trước. Mở file lỗi lên, delete 1
sheet, lưu, đóng, rồi mở lên lại. Nếu không còn thông báo update link
ma, thì 100% link ma nằm trong sheet đó. Nếu không, delete tiếp 1 sheet
nữa để kiểm tra. Trước khi xoá sheet cuối cùng, phải insert 1 sheet
trắng. Nhớ ghi lại những sheet chứa link ma.
Tiếp theo, mở file backup hồi nãy
lên, back up lần nữa, trở vào sheet lỗi hồi nãy bạn đã ghi nhớ. Bây giờ
chọn từng vùng 10 x 10 ô dữ liệu, xoá bằng lệnh Clear – Clear All. Mà
khoan, bạn backup lần 2 chưa? Nếu chưa thì back up đi nhé. Bây giờ lại
lưu, đóng, mở lên lại xem còn lỗi không. Nếu còn, chọn vùng 10 x 10 ô
tiếp theo, lại xoá, lưu, đóng, mở lên xem thông báo update link. Đến khi
nào mà không còn thông báo link ma thì nghĩa là link ma nằm trong vùng
10 x 10 ô mới xoá. Bạn tập trung tìm kiếm trong khu vực này, từng ô một,
sẽ thấy lòi ra con ma.
Hy vọng bạn thực hiện thành công bằng chiêu này, để không bao giờ bực mình vì những con ma quấy nhiễu nữa.
Tiêu đề: Gỡ bỏ những liên kết ma 
