[Tổng hợp] 101 thủ thuật Indesign

Nếu học 1 phần mềm qua phần hướng dẫn loằng ngoằng, chức năng từng công
cụ và giao diện phức tạp thì.. thật chán ngắt. Theo mình cách hay nhất
để tiếp cận 1 phần mềm là thực hành thông qua 1 thủ thuật hữu dụng của
nó. Vậy chúng ta bắt đầu nhé.


Mà khoan!! trước hết chúng ta thử tìm hiểu xem Indesign là gì và
tại sao tập đoàn adobe đã có nhiều phần mềm thiết kế nổi tiếng như
photoshop, illustrator lại tạo ra Indesign? liệu có dư không? đâu là
khác biệt?

Trên tinh thần biết đến đâu, nói đến đó (và cũng có thể hiểu nhầm, nói sai). Nên các bạn cứ bổ sung thoải mái nhé

Thực sự Indesign đã có từ lâu, dưới 1 cái tên gọi khác là Page maker. Sự đổi tên kèm theo đợt nâng cấp tính năng mạnh mẽ làm cho indesign ngày càng phổ biến trong giới thiết kế.

• Nếu bạn cần chỉnh sửa ảnh bitmap (jpg, tif, gif..) bạn dùng photoshop
  
• Bạn thiết kế 1 trang poster hay tờ rơi thiên về màu sắc thiết kế thì bạn dùng illustrator
  
• Còn
  khi muốn tạo ra 1 quyển sách, hay 1 cuốn catalogue nặng về bố cục, dàn
  trang, sắp xếp chữ.. thì hay nhất là bạn dùng indesign.
  

Nói đến đây chắc bạn biết chức năng chính của indesign là gì rồi.. "công
việc của nàng là thiết kế ra các sản phẩm nhiều trang (và nhiều chữ)"
và chắc chắn không chỉ có thế.. sẽ còn nhiều điều thú vị nữa, lần lược
được được trình bày tiếp nối theo đây

Mình mở topic này để tập trung các thủ thuật đáng giá của Indesin (kể cả
nghệ thuật dàn trang) và mong muốn các bạn đóng góp thêm bằng kinh
nghiệm hiện có.

Mình sẽ mở phát pháo đầu tiên.

[indesign CS5] Data merge


Với bạn nào thông thạo word chắc không lạ tính năng này. Nhưng ở đây là
trên indesign, một phần mềm dàn trang chuyên nghiệp, thì thao tác sẽ thú
vị hơn nhiều.

Hãy thử tưởng tượng bạn đang thiết kế 1 thư mời cho 300 khách, nội dung
giống nhau (chương trình, địa điểm, thời gian...) chỉ có "tên khách hàng" và "tên công ty"
là thay đổi. Trong khi danh sách khách hàng bạn đã có trong 1 file xls
(file excel) do nhu cầu quản lý của công ty. Vậy bạn sẽ làm sao?

• Cách 1: (cách thủ công) bạn sẽ thiết kế và in ra 300 thư mời chừa trống phần "tên khách hàng" và "tên công ty". 2 phần này bạn sẽ điền tay vào sau (300 cái đấy)
  
• Cách 2:
  (tự động) bạn merge thông tin từ file xls vào file indd (file indesign)
  và bấm in 1 phát là có ngay 300 bản với đầy đủ 300 tên khách hàng với
  địa chỉ khác nhau. Đã chưa!!
  

Dưới đây mình sẽ chỉ các bạn làm cách 2 cho... hiện đại nha

Bước 1: Xử lý file xls

Mở file xls bằng excel thực hiện các thao tác sau

• Chuyển font về Unicode: Tìm lệnh select all (Ctrl_A) rồi đổi font về Arial hay Time New Roman
  
• Xóa các cột trống (những cột tự nhiên phình to là có .."vấn đề" đó)
  
• Lọc lại thành bảng đơn giản (bỏ các cell merge..) kiểu như dưới đây
  
  
  
• Lưu file xls ra txt (chọn Unicode text): ví dụ đặt tên là: danhsach.txt
  

Lưu ý: Nhớ đóng excel lại luôn

Bước 2: Tạo form "tên khách hàng" và "tên công ty" trong Indesign CS5. Chắc chắn trong file indesign bạn đã thiết kế nội dung thư mời rồi nhé.

• Tạo 1 text box ngay vị trí "tên khách hàng" trên thư mời bằng text tool : Click chọn text tool và drag (click, giữ chuột và kéo) tạo 1 textbox hình chữ nhật. Tạo 1 textbox "tên công ty" thao tác tương tự.
  
• Trên Window > Utilities > Data Merge. (ở các phiên bản thấp hơn là Window > Automation > Data Merge)
  
  
  
  Trong menu option chọn Select Data Source
  
  
  
  indesign sẽ yêu cầu bạn chỉ đến file txt vừa tạo từ file xls trên. Bạn chọn đến file danhsach.txt nha
  
• Link data vào textbox bằng 1 trong 2 cách sau
  
  
  
  
  • Chọn Text tool, click vào ô text box tạo ở
    trên và click chọn 1 trường trong thẻ data Merge (ví dụ như trường KHÁCH
    MỜI sẽ là "tên khách hàng")
    
  • Kéo trường data từ data Merge vào ô text
    
    
    
  
  
• Xuất trang hàng loạt theo data từ file merge: Click biểu tượng nằm góc dưới, phải hộp thoại
  
  
  
• Click OK trong hộp thoại Create Merged Document
  
  
  
  
  indesign sẽ tạo ra cho bạn 1 thẻ khác có 300 trang thư mời với "tên khách hàng" và "tên công ty" khác nhau. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa từng khách hàng trong trường hợp khách hàng có tên quá dài hoặc tên công ty bị xê dịch
  
• Xuất ra file PDF: Bạn có thể in trực tiếp từ file indd trên hoặc xuất 300 trang ấy ra file PDF bằng cách. click File > Adobe PDF Presets > [High Quality Print]
  

Những trục trặc khi dùng chức năng data Merge


Mình sẽ giải quyết 1 số trục trặc sau 1 cách sớm nhất khi.. có thời gian

1. Chuyển file xls về font Unicode không hiển thị đúng dấu tiếng việt (giới thiết kế gọi là.. nhảy font)



2. Indesign không merge dữ liệu xls được
3. Tối muốn chỉnh định dạng font chữ lại trong indd thì sao? (như chuyển thành chữ HOA, in đậm, nghiêng..)
4. Data Merge khi in bảng tên
in thẻ tên khác với in thư mời là thư mời bạn có thể thiết kế trên 1
trang A4 (1 tờ A4 là 1 thư mời) còn bảng tên thì bé hơn nhiều (1 tờ in
A4 bạn có thể in 9 bảng tên khách hàng khác nhau).

Vấn đề 1: chuyển đổi font chữ bằng Unikey

Unikey là bộ gõ tiếng việt miễn phí. bạn có thể thử tải về và cài đặt tại link này. một chương trình nhỏ, nhẹ nhưng có nhiều tính năng mạnh mẽ. Một trong số đó là tính năng chuyển đổi font chữ.

Cũng cần nói rõ là chỉ khi bạn đang soạn thảo tiếng việt có dấu mới cần
đọc những dòng tiếp theo dưới đây nhé. Nếu là tiếng Anh hoặc tiếng việt
không dấu thì bạn chỉ cần Select All (Ctrl_A) và đổi font là xong.

Sau khi cài đặt thì icon Unikey sẽ có mặt ở khay hệ thống



Bước 1: Mở hộp thoại công cụ chuyển đổi của Unikey

Click phải lên icon unikey trên khay hệ thống rồi chọn "công cụ" trên menu vừa xuất hiện



Bước 2: copy toàn bộ text trong file xls vào Clipboard

Clipboard là cái gì? thật ra là bộ nhớ của máy tính. Khi bạn dùng chuột
quét chọn 1 đoan text và nhấn Ctrl_C thì bạn đã copy "hắn" vào Clipboard
đấy.

Bạn chọn hết nội dung trong file xls bằng cách nhấn Edit > Select All (Ctrl_A). Rồi nhấn Ctrl_C

Bước 3: chuyển đổi

Vấn đề quan trọng ở đây là bạn phải biết file xls hiện có đang dùng font
gì. Thường ở các tỉnh phía bắc hay dùng font ABC, phía nam hay dùng
VNI, nhưng đó là chuyện ..xưa lắm rồi. bây giờ đa số là Unicode hết.

1. Trong hộp thoại "công cụ" của Unikey, bạn chọn Bảng mã > Nguồn là TCVN3 (ABC) (nếu là font ABC) hoặc VNI Windows (nếu là font VNI)
   
2. Kiểm chọn "chuyển mã Clipboard
   
3. Click chuyển mã
   

Vậy là xong, chỉ cần 1 bước đơn giản nữa là bạn mở 1 file trống ra và nhấn Ctrl_V để dán phần text đã chuyển đổi vào file.

"chặng đường ngàn dặm luôn bắt đầu bằng 1 bước đi"

Người Quyết Định

Thiết kế bảng tên cho 300 khách


Tiếp nối chức năng cao cấp của Indesign về dàn trang, in ấn, chúng ta hãy xem xét đến vấn đề in name card trên khổ giấy A4.

Bước 1: thiết kế 1 namcard góc trên trang vẽ. ví dụ như minh họa dưới đây



Bước 2: Sắp các bảng tên trên 1 trang A4 thì chọn Multiple Records trong bảng lệnh Create Merged Document



Lưu ý: bạn kiểm "Review multi record layout" để thấy ngay kết quả

Bạn có thể xê dịch để thêm bớt hàng bằng cách chỉnh margin



Phần còn lại thao tác như phần 1 nhé

DataMerge với dữ liệu là ảnh (làm thẻ học viên)


Để giải quyết yêu cầu của bạn nns_ivy mình sẽ "mần" 1 thẻ tên như sau



Bước 1: sắp xếp các file liên quan trong máy tính

Điều này rất quan trọng vì đa số data chúng ta link nên bạn phải sắp xếp
sao cho Indesign nhận ra đường dẫn cụ thể để merge data. Mình sắp xếp
như sau



Tất cả các ảnh cho vào 1 thư mục "img" bao gồm ảnh megamind, roxanne,
tighten, metroman, minion (đều là file jpg). file txt và indd để bên
ngoài

Bước 2: Thao tác trên file excel (xls)

Trong file excel (ở đây mình dùng excel 2003), ngoài các cột "tên",
"lồng tiếng" mình cho thêm 1 cột "ảnh" với cấu trúc đường dẫn ở trên
(chú ý định dạng file ảnh nhé)



lưu ý: để đặt được dấu @ trước chữ "photos" bạn phải thêm dấu nháy (') phía trước. Nghĩa là để gõ được chữ @photos bạn phải gõ '@photos

Vậy là xong, như bài trước, bạn phải save lại dưới dạng Unicode text (có đuôi là txt)

Bước 3: Thao tác trên Indesign

Sau khi thiết kế giao diện thẻ tên, bạn dùng công cụ Type Tool ()
drag tạo ra 3 ô text cho "Tên nhân vật", "Tên người lồng tiếng" và "Ảnh
nhân vật". Ô text cho ảnh nhân vật bạn kéo to to ra nhé (ảnh mà!!)



Thao tác tiếp theo là bạn...

• Mở hộp thoại Data Merge (Window > Utilities > Data Merge)
  
• Nhập file data source (số 1): Click menu option hộp thoại Data Merge ở góc phải, phía trên chọn Select Data Source là file txt vừa tạo ở bước 2)
  
  
• Kéo các trường data (Name, Voice và photos) vào các ô text
  
• Click nút xuất ra hành loạt (số 2)
  Lưu ý: nhớ chọn Multiple Records trong hộp thoại Create Merged Document
  

Nếu mọi chuyện suôn sẻ bạn sẽ có kết quả như sau


Lưu ý:

• Nếu bạn không muốn hiển thị tên file ảnh phía trên ô text link photo thì bạn xóa dòng <> phía trên ô text photo nhé
  
• Bạn có thể đều chỉnh kích thước ảnh chèn trong thẻ theo ý mình cho vừa thiết kế
  
• Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thì hãy vào link này http://help.adobe.com/en_US/indesign...b3f-6c3ca.html